Stadt Willich

Rathaus & Service

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Projektleitung Dokumentenmanagement

(Erstellt am 18.11.2019 )

Die Stadt Willich (ca. 52.000 Einwohner/-innen), eine aufstrebende mittlere kreisangehörige Stadt im Kreis Viersen, mit attraktivem Bildungs- und Freizeitangebot, sucht zum nächst möglichen Zeitpunkt im Geschäftsbereich „Personal und Organisation“

Projektleitung Dokumentenmanagement

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeits­zeit von z. Zt. 39,0 / 41,0 Wochenstunden. Jobsharing ist möglich. Die Vorstellungen zu einem möglichen Arbeitszeitmodell sollten in der Bewerbung bereits dargestellt werden.

Zu den Aufgaben gehören im Wesentlichen:

  • Projektverantwortlichkeit für die Einführung eines neuen software-gestützten Dokumentenmanagementsystems / der Umstellung auf die E-Akte
  • Übernahme der Führungsrolle im Projektteam zum Dokumentenmanagement
  • Koordination, Erstellung und Fortschreibung eines mehrjährigen Projektplans
  • Organisation und Durchführung von Schulungen im Umgang mit DMS (auf Key-User- und End-User-Ebene)
  • Zusammenarbeit und Stellvertretung mit dem Arbeitsbereich Wissens- und Prozessmanagement
  • Erstellung/Pflege eines FAQ-Systems
  • Gewährleistung des Akzeptanzmanagements der neuen Verwaltungspraktiken
  • Zusammenarbeit mit externem Scan-Dienstleistungsunternehmen und Einrichtung sowie Betreuung einer zentralen Scanstelle
  • Kontinuierliche Fortbildung und Informationssammlung über aktuelle Trends und Kenntnisse im Bereich des Dokumentenmanagements
  • Gremienkommunikation; Kontakt Politik 

Erwartet werden insbesondere:

  • (Nicht-technische)Kenntnisse von Enterprise Ressource Planning (ERP)- und Datenbank-Systemen sowie Schnittstellenmanagement
  • Grundkenntnisse Prozessmanagement
  • Kenntnisse im Workflow-Management
  • Vertiefende Kenntnisse und praktische Erfahrungen im Projektmanagement
  • Kenntnisse der Prozesse und Strukturen in der öffentlichen Verwaltung
  • Erste Erfahrung im User-Support (First- und Second-Level-Support) von Vorteil
  • Erfahrung in der Personalführung und/oder Projektleitung sowie im Organisationsmanagement sind wünschenswert
  • Kommunikationsstärke
  • Durchsetzungsvermögen
  • Organisationskompetenz
  • Bereitschaft zu flexiblen Arbeitszeiten
  • Bereitschaft zur ständigen Weiterentwicklung im Bereich IT & Organisation

Stellenbewertung:

Die Stelle ist nach A 12 LBesG bzw. Entgeltgruppe 11 TVöD bewertet. Eine entsprechende Eingruppierung ist nur möglich, wenn im Tarifbereich die tarifrechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden bzw. im Beamtenbereich die beamtenrechtlichen Bestimmungen dies zulassen. 

Zulassungsvoraussetzung

ist der Verwaltungslehrgang II (ehemals 2. Angestelltenprüfung) bzw. die Befähigung für die 2. Laufbahn des nichttechnischen Verwaltungsdienstes, 1. Einstiegsamt (ehemaliger gehobener Dienst) oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium (BA/MA) im Bereich Informationsmanagement, Informationswissenschaften, Verwaltungsinformatik oder vergleichbare Fachrichtungen.

Für nähere Auskünfte steht Ihnen der Geschäftsbereichsleiter, Herr Jacobs, unter der Tel.-Nr. 02156/949-162, gerne zur Verfügung. Fragen zum Auswahlverfahren und zum Tarifrecht richten Sie bitte an Herrn Glenschek vom Team Personalwirtschaft unter der Tel.-Nr. 02156/949-217. 

Interessentinnen/Interessenten (m,w,i) richten die aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Beifügung aller Nachweise und einer ausführlichen Darlegung, dass die vorstehend ge­nannten Erwartungen erfüllt werden, bitte bis zum 15.12.2019 an

Bürgermeister der Stadt Willich

GB III / 7

Personal und Organisation

z. Hd. Herrn Glenschek

Hauptstraße 6

47875 Willich.                                          

Wir weisen darauf hin, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Nach Abschluss des Stellen-besetzungsverfahrens werden die Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerber/-innen vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines adressierten und frankierten Rückumschlages. Durch die Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.

E-Mail-Bewerbungen können auf eigenes Risiko als PDF-Datei übersandt werden. Hinweis zum Datenschutz: Bewerbungsunterlagen, die per einfacher E-Mail als unverschlüsselte PDF-Datei übersandt werden, sind auf dem Postweg gegen unbefugte Kenntnisnahme oder Veränderung nicht geschützt.

Sofern Sie Ihre Bewerbung dennoch per E-Mail zusenden möchten, verwenden Sie hierfür bitte die Adresse: personal@stadt-willich.de und den Betreff „Bewerbung – Projektleitung DSM“.

Nach Möglichkeit sollten alle Dokumente im PDF-Format vorliegen und die Gesamtgröße von 10 Megabyte nicht überschreiten.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Der nachfolgende Link informiert Sie über die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten bei der Stadt Willich und die damit verbundenen Zwecke sowie Ihre Datenschutzrechte:

https://www.stadt-willich.de/de/rathaus/datenschutz-und-bewerbung/

Die Auswahlentscheidung erfolgt unter Beachtung der Bestimmungen des Landesgleich-stellungsgesetzes NRW und für Schwerbehinderte und den Schwerbehinderten gleichgestellte Menschen unter Beachtung der Bestimmungen des SGB IX.

Die Bereitschaft in der örtlichen Freiwilligen Feuerwehr mitzuwirken, würden wir bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigen.

Der Vorstellungstermin findet voraussichtlich in der 2/3. Kalenderwoche 2020 statt.

Informationen über die Stadt Willich sind im Internet abrufbar ( www.stadt-willich.de ).

Kontakt - für Details bitte Namen auswählen

Herr Jacobs Telefon: 0 21 56 / 949-162 E-Mail senden
Herr Glenschek Telefon: 0 21 56 / 949-217 E-Mail senden