Alternativ zum Kontaktformular können Sie sich mit allgemeinen Anliegen auch per E-Mail an unsere zentrale, städtische E-Mail-Adresse wenden. Die allgemeine E-Mail-Adresse der Stadtverwaltung lautet: info@stadt-willich.de. Von dort wird Ihre Anfrage an die zuständigen Bereiche weitergeleitet und ebenfalls schnellstmöglich bearbeitet. Alle Mitarbeitenden der Stadtverwaltung sowie Geschäftsbereiche sind direkt per E-Mail erreichbar.

• Online-Formular der Stadtverwaltung
  Über unser allgemeines Kontaktformular, können Sie einfach und schnell mit uns in Verbindung treten. Wir werden Ihre Anfrage so schnell wie möglich bearbeiten. Damit auf Ihr Anliegen antworten können, geben Sie bitte Ihre Anschrift und/oder E-Mail-Adresse an.

• Online-Dienste
  Viele Anliegen lassen sich bereits heute über das Internet - also online - abwickeln. Wir haben eine Übersicht unserer Online-Dienste zusammengestellt, damit Sie schnell den passenden Online-Service finden. Alle Dienstleistungen der Stadt Willich, nach Themen sortiert, finden Sie im Service-Portal der Stadt Willich.

Die Übermittlung von De-Mails an die Stadt Willich ist sowohl für den formlosen als auch für den formgebundenen Schriftverkehr über die nachfolgende De-Mail-Adresse möglich: 

• poststelle@stadt-willich.de-mail.de

Senden Sie eine De-Mail an uns, gehen wir davon aus, dass Sie für diese Angelegenheit auch eine Antwort per De-Mail wünschen. Sollte Ihre De-Mail nicht bearbeitet werden können, werden Sie schnellstmöglich entsprechend § 3 a Abs. 3 VwVfG NRW darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

De-Mail ersetzt eigenhändige Unterschrift (Schriftform)

Sollte durch das Gesetz die Schriftform für bestimmte Schreiben angeordnet sein, wäre grundsätzlich eine eigenhändige Unterschrift Ihrerseits notwendig. De-Mail kann kann Ihre eigenhändige Unterschrift ersetzen. Für die rechtsverbindliche elektronische Versendung von schriftformbedürftigen Dokumenten nutzen Sie bitte De-Mails in der Versandoption nach § 5 Abs. 5 des De-Mail-Gesetzes. Die gesetzliche Voraussetzung ist erfüllt, wenn bei der Versendung der De-Mail die Versandoption „absenderbestätigt" gewählt wurde.

Schließen des De-Mail-Postfachs

Sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wieder schließen, bitten wir um eine entsprechende Mitteilung, damit wir nicht weiter mit Ihnen per De-Mail kommunizieren.

Fragen zu De-Mail

Bei De-Mail handelt sich um einen sicheren elektronischen Nachrichtendienst, mit dem das vertrauliche und nachweisbare Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet möglich ist. Für den Versand einer De-Mail ist es erforderlich, dass Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Allgemeine Informationen finden Sie unter www.de-mail.de. Der Versand über De-Mail kann mit Kosten verbunden sein.

Sie können mittels einer sogenannten "qualifizierten Signatur" Dokumente "unterschreiben", wo bisher eine handschriftliche Unterschrift erforderlich war. Hierfür benötigen Sie eine qualifizierte elektronische Signatur, die mit der handschriftlichen Unterschrift in den meisten Fällen gleichgestellt ist. Nachrichten an die Stadtverwaltung können darüber - zur Sicherung der Vertraulichkeit - auch verschlüsselt übermittelt werden. Dadurch wird ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder verändert werden.
Wenn Sie mit uns auf diesem elektronischen Weg rechtsverbindlich kommunizieren möchten, nutzen Sie bitte die E-Mail-Adresse: 

• vps@stadt-willich.de (Virtuelle Poststelle)

Die rechtsverbindliche Kommunikation über die Virtuelle Poststelle ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft und muss verschlüsselt werden. Alle Voraussetzungen, die an eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Virtuellen Poststelle der Stadt gestellt werden, erfahren Sie weiter unten auf dieser Seite. Wir bitten diese zu beachten.

Für eine formfreie Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben) wurde folgende E-Mail-Adresse eingerichtet: info@stadt-willich.de

Formfreie E-Mails können zusätzlich an alle auf www.stadt-willich.de angebotenen oder auf Briefköpfen der Stadt Willich genannten E-Mail-Adressen gesendet werden.
Wenn Sie einen Antrag stellen wollen oder ein Verwaltungsverfahren elektronisch abwickeln möchten (formgebunden), benutzen Sie bitte für die gesamte Verfahrenskorrespondenz eine der nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten zur formgebundenen elektronischen Kommunikation mit der Stadt Willich.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle auch elektronisch an die Stadt Willich gesandt werden. Der Eingang einer E-Mail bei der Virtuellen Poststelle gilt als Zugang im Sinne des § 130 BGB (d.h. Willenserklärungen werden wirksam, Fristen beginnen zu laufen etc.).

Nach § 3 a Abs. 2 VwVfG NRW kann - soweit der Zugang für rechtsverbindliche elektronische Kommunikation eröffnet und nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist - die für viele Behördenvorgänge benötigte Schriftform (= eigenhändige Unterschrift) ersetzt werden. Voraussetzung ist, dass das elektronische Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird. Mit einer derartigen Signatur versehene elektronische Dokumente entwickeln dann die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Für signierte und/oder verschlüsselte E-Mails und Anlagen steht Ihnen ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:

Die Virtuelle Poststelle überprüft die Signatur auf Echtheit und Gültigkeit. Beachten Sie bitte, dass wir auf dieser E-Mail-Adresse (vps@stadt-willich.de) aus Datenschutzgründen nur verschlüsselte E-Mails entgegennehmen. Unverschlüsselte E-Mails gelten als nicht den Kommunikationsregeln entsprechend und werden nicht weiter verarbeitet.

Alle anderen bekannten E-Mail-Adressen der Stadtverwaltung Willich, von deren Dienststellen sowie personenbezogene E-Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung und E-Mail-Kontaktformulare stellen keinen Zugang für die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation mit der Stadtverwaltung Willich dar. Dies gilt auch dann, wenn Sie im Laufe einer Verfahrensabwicklung eine elektronische Nachricht aus dem persönlichen Postfach einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters der Verwaltung erhalten. Andere E-Mail-Adressen als die oben genannte und sonstige elektronische Zugänge zur Stadtverwaltung Willich stehen ausschließlich für unverbindliche Anfragen und Auskünfte zur Verfügung.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB zu begrenzen. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Für eine Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich. Wurde eine elektronische Kommunikation eröffnet, geht die Stadtverwaltung Willich davon aus, dass die gesamte Kommunikation in Bezug auf Ihr aktuelles Anliegen auf elektronischem Weg stattfinden kann, sofern Rechtsvorschriften dem nicht entgegenstehen. Mitteilungen der Stadtverwaltung Willich an Sie werden dann an die E-Mail-Adresse gesendet, von der aus Sie die Kommunikation eröffnet haben.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadtverwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

• Adobe Acrobat ab Version 6 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Textdateien im Format ASC II (.txt)
• Microsoft Word bis Version 2007 (.doc)
• Microsoft Excel bis Version 2007 (.xls)
• Microsoft Powerpoint bis Version 2007 (.ppt, .pps)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann z. B. durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Folgende E-Mails werden nicht entgegengenommen: E-Mails, die einen Virus oder sonstige Schadsoftware oder Dateien enthalten, die mit einem unbekannten Kennwort versehen sind, die als ausführbare Dateien (z.B. *.exe, *.bat) angehängt wurden oder die automatisierte Abläufe oder Programmierungen (z.B. Makros) beinhalten. E-Mails mit kommerziellen Absichten (SPAM-Mails). In allen genannten Fällen erhalten Sie von der Stadtverwaltung Willich keine weitere Mitteilung.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie uns über die Virtuelle Poststelle verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Willich unterstützt:

• S/MIME

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch eine qualifizierte elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden. Die Stadt Willich kann Signaturen verschiedener Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) konform zur eIDAS-Verordnung ("electronic IDentification, Authentication and Trust Service“) verarbeiten. Weitere Informationen zu eIDAS bzw. Diensteanbietern finden Sie auf der Internetseite der Bundesnetzagentur.

Sofern nicht unterstützte Signaturen verwendet werden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht am Ende der Seite zum Herunterladen bereit.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Sofern Sie uns eine rechtsverbindliche E-Mail senden wollen, ist eine weitergehende Verschlüsselung zwingend erforderlich. Dadurch soll verhindert werden, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Hierfür benötigen Sie eine Signaturkarte, die Sie bei einem der oben genannten Zertifizierungsdiensteanbieter erhalten.

Beachten Sie, dass solche signierten und verschlüsselten E-Mails nur auf folgender Adresse entgegengenommen werden können:

• vps@stadt-willich.de

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, werden wir uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, wenn Sie als Absender zu ermitteln sind.

Qualifizierte Elektronische Signatur

Weitere Informationen zu diesem Thema und Übersichten der Zertifizierungsdiensteanbieter finden Sie in der Rubrik "Qualifizierte elektronische Signatur" auf den Seiten der Bundesnetzagentur.

De-Mail

Bei De-Mail handelt sich um einen sicheren elektronischen Nachrichtendienst, mit dem das vertrauliche und nachweisbare Versenden von Dokumenten und Nachrichten über das Internet möglich ist. Für den Versand einer De-Mail ist es erforderlich, dass Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Allgemeine Informationen finden Sie unter www.de-mail.de.. Der Versand über De-Mail kann mit Kosten verbunden sein.

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Stadtverwaltung Willich, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail.

Als sicherer Übermittlungsweg für den elektronischen Rechtsverkehr mit den Gerichten und Strafverfolgungsbehörden stehen bei der Stadt Willich der Versand über "besondere elektronische Postfächer" zur Verfügung.

Die Postfachadresse für das allgemeine besondere elektronische Postfach der Stadtverwaltung Willich finden Sie im SAFE-Verzeichnis. Weitere Unterpostfächer finden Sie ebenfalls im SAFE-Verzeichnis, wenn Sie nach "Stadt Willich" suchen.