Dass des Schlagwort "Digitalisierung" – oft eher diffus genutzt und begriffen – nicht nur in aller Munde ist, sondern bei der Stadt Willich schon gelebte und umgesetzte Realität, machte jetzt ein Vortrag deutlich, den Jörg Ribbeck im Hauptausschuss präsentiert hat. Ribbeck ist bei der Stadt als Gesamtprojektleiter Digitalisierung unterwegs und also mittendrin im Thema. 

Wie Ribbeck in seinem „Sachstandsbericht Digitalisierung" erläuterte, umfasste ein erstes Konzept zur Umsetzung der Digitalen Transformation bei der Stadt Willich aus dem Mai 2019 umfasste zentrale Punkte - die inzwischen „fast vollumfänglich umgesetzt sind“. Dabei steht die Stadt in Blick auf die Bewältigung Herausforderungen der Digitalisierung und die Nutzung möglicher Synergieeffekte in stetigem interkommunalen Austausch – beispielhaft nannte Ribbeck das Fördermittel-Netzwerk Linker Niederrhein, die interkommunale Prozesswerkstatt, das Akquise-Netzwerk Fördermittelmanagement der Kommunalagentur und die Strategiewerkstatt zur KI-Unterstützung für die Kommunalverwaltung

Abgeschlossene Projekte

Laut Ribbeck hat sich die 2023 etablierte einheitliche Methodik im Vorgehen in Digitalisierungsprojekten verstetigt und den Effekt, dass inzwischen viele Anfragen zu Optimierungen und Verbesserungen aus den eigenen Fachbereichen eingehen. Die 15 bis Ende 2024 abgeschlossenen Projekte und Teilprojekten im Überblick: 

• elektronische Rechnungsverarbeitung in allen Geschäftsbereichen
• Einführung Multiprojektmanagement-Software
• digitales Bewerbermanagement (Bite)
• Einführung der digitalen Urkundenanforderung im Standesamt
• digitale Beantragung Unterhaltsvorschuss
• Ausbau Raum- und Ressourcenverwaltung (Arbeitsplatzbuchung, Leihgeräte etc.)
• neue Vereinssoftware für den Festspielverein
• Anbindung der NRW-Plattformen für: Soziales, Wirtschaft & Bau
• Abschluss des Aufbaus des digitalen Bauaktenarchivs (alle Akten und Mikrofiches sind digitalisiert)
• Einführung digitales Vertragsmanagement
• Einführung Softwareunterstützung für verkehrsrechtlicher Anordnungen
• Umsetzung des elektronischen Postausgangs
• Anbindung der Bücherei der Stadt Willich an die ePayment-Lösung ePay21
• Erweiterung von WiNOWiG (rationelle und komfortable Bearbeitung von Verkehrs- und allgemeinen Ordnungswidrigkeiten) um das Auftrags- und Meldungsmanagement im Bereich Sicherheit und Ordnung
• Produktivsetzung des Beteiligungsportal NRW für Bürgerbeteiligung sowie interne und externe Umfragen 

Blick nach vorn

Beim Blick nach vorn unterteilt Ribbeck fünf verschiedene Schwerpunkt-Bereiche: Beim Projektfokus „Interne Optimierung“ stehen E-Learning (Grundlage für eine zielgerichtete & moderne Personalentwicklung), Vertragsmanagement, Dokumentenmanagementsystem (DMS), Digitale Personalakte & Mitarbeiterportal, Onboarding/Offboarding und eine moderne Notfallalarmierung auf der Liste. Im Bereich Prozessmanagement sind es zentrales Fördermittelmanagement, Low-Code Plattform für interne Prozesse, Digitaler Posteingang und ein Regelwerk zu Einsatz und Nutzung von KI-Werkzeugen Im Plan. Im Fokus Bürgerservice ist dessen grundsätzliche Modernisierung Thema, dabei die Einführung von weiteren VOIS-Modulen (GEKA, Fund, OWI), Konzept für Online-Terminvergabe, digitale Hundeanmeldung, elektronische Wohnsitzanmeldung, der neue Mängelmelder, ein digitaler Traukalender, sowie ein unterstützender Chatbot für die Website. Beim Bereich Bau und Landschaft geht es um den digitalen Bauantrag, GRIS (Grünflächeninformationssystem), STRIS (Straßeninformationssystem), die Nutzung von LoRaWAN, digitale Unterstützung in der Abwasserkanalüberwachung und ein modernes Spielplatzmanagement. Unter Sonstige Bereiche stehen eine Software für die Kitaverwaltung sowie ein modernes Abfallmanagement auf der Liste. 

Vieles ist geschafft, es ist aber eben auch noch viel zu tun. Ribbeck wies unter anderem darauf hin, dass den Projekten aktuell unterschiedliche Stadien zugeordnet sind: Manche sind schon in Realisierung, andere noch in Vorbereitung, wieder andere werden auf ihre Machbarkeit hin untersucht – gemeinsam haben sie aber alle, dass es im Grundsatz bei der Digitalisierung um mehr Bürgerfreundlichkeit, höhere Effizienz in der Bearbeitung, Kostenreduzierung und administrative Vereinfachung geht, die der Verwaltung, 

„aber vor allem dem Bürger am Ende des Tages das Leben spürbar einfacher machen werden.“

so Ribbeck.